Die Dokumentation der IT-Infrastruktur ist eine wertvolle Ressource für alle Organisationen, wird aber mangels Kontrolle und Systematisierung zu einer Schwachstelle. Es kostet viel Mühe und Zeit, eine ordentliche Dokumentation zu erstellen. Fehlt es an Personal, das für das Dokumentenmanagement zuständig ist, sind zahlreiche unangenehme Probleme für ein Unternehmen vorprogrammiert.

Wenn ein Audit für die IT-Infrastruktur, durchgeführt werden muss, empfiehlt es sich, spezielle Software zu verwenden, wie etwa Total Network Inventory (TNI) – ein wertvolles Tool für die ordnungsgemäße Verwaltung von Software und Lizenzen im Netzwerk.

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So wird die Unternehmens-Dokumentation geordnet

Eine IT-Dokumentation lässt sich grundsätzlich in folgende Abschnitte unterteilen:

• für das Softwareprodukt,
• für das automatisierte System,
• für den Service der Lösungen,
• für die Hardware,
• andere Wartungsdokumente.

Unabhängig davon, ob Sie Softwareentwickler sind, eine Softwarelizenz erworben oder Ihre Hardwareausstattung modernisiert haben, sollten Sie darauf achten, dass alle wichtigen Informationen an einer Stelle zusammengeführt sind. Bestimmte technische Dokumentationen (Lizenzen, Vereinbarungen, Verträge, Datenblätter, Handbücher, Anleitungen etc.) werden bei der Verlängerung von Verträgen und Lizenzen sowie bei der Schulung neuer Mitarbeiter zur Unterstützung der IT-Infrastruktur des Unternehmens unerlässlich sein.

Die digitale Speicherung von Informationen ist der erste Schritt, um Ordnung in die Unterlagen Ihres Unternehmens zu bringen. In digitaler Form haben Daten außer dem Komfort und der zeitsparenden Suchfunktion den Vorteil, dass sie einfach zu prüfen und hochgradig sicher sind. Ein Dokument auszudrucken und in einen Ordner zu legen, ist für die meisten Menschen zur Routine geworden, zu einer Art Beweis und Bestätigung der geleisteten Arbeit. Doch sobald das Unternehmen vor der Aufgabe steht, eine Inventur durchzuführen, sind die notwendigen Papiere nicht mehr aufzufinden.

Der zweite und letzte Schritt ist die Indizierung der Inhalte und die Standardisierung der Dokumentenspeicherung. Dies kann mithilfe einer speziellen Software erzielt werden, die für die ordnungsgemäße Registrierung der empfangenen Daten genutzt wird.

Vorteile der Dokumentation von IT-Anlagen

Die Durchführung der IT-Dokumentation wird für jeden Unternehmer relevant werden, wie auch für Organisationen, die über einen großen Anlagenpark verfügen und verschiedene Software mit modernen Kommunikationskanälen verwenden. In folgenden Fällen sollten Audits zu mehreren Zwecken zugleich durchgeführt werden:

• Erwerb eines Unternehmens oder Zusammenschluss mehrerer Organisationen zu einer Holding oder Kapitalgesellschaft, oder um den aktuellen Stand des Unternehmens zu begutachten und den Zustand der IT-Systeme festzustellen.
• Upgrade der bestehenden IT-Infrastruktur: Aktualisierung von Programmen und Geräten.
• Erkennung, Kontrolle und Eliminierung von Schwachstellen des Systems. Eine effiziente Bestandsaufnahme hilft, die Arbeitsbelastung des technischen Supports zu verringern, Geld für die Schulung von Mitarbeitern zu sparen, die Arbeitsprozesse des Unternehmens erheblich zu optimieren und das Risiko von Schwierigkeiten in Verbindung mit Audits zu mindern.

Nutzung einer einzigartigen Softwarelösung zur IT-Dokumentation

TNI ist eine flexible Software, die den Bedarf aller Benutzer erfüllt. Es passt perfekt zu Unternehmen, die ihre Zeit zu schätzen wissen und sich bewusst sind, dass die Bestandsaufnahme der IT-Infrastruktur nicht nur eine Formalität ist, sondern auch ein wichtiger Schritt, um die Kontrolle zu festigen und umfassende Berichte generieren zu lassen. Die Software überzeugt mit folgenden Stärken:

• Wenn ein Unternehmen übernommen wird oder wenn mehrere Organisationen sich zu einer Holding oder Kapitalgesellschaft zusammenschließen: um die aktuelle Geschäftslage zu beurteilen und den Zustand der IT-Systeme festzustellen.
• Eingebaute Datenbank von Programmen: Speichern Sie Daten zu allen Lizenzen, die eine Organisation besitzt, zusammen mit Framework, Schlüsseln, Ablaufdatum und Begleitdokumenten.
• Lizenzstatus: Die Schlüssel installierter Software werden automatisch auf allen Geräten erkannt, sodass Sie aktuelle Informationen über die Lizenzen erhalten.
• Automatisierung der Dokumentation von EDV-Anlagen (Bürogeräten): Erstellen Sie mit wenigen Klicks einen detaillierten Bericht über jedes einzelne Gerät. Sie können Geräte gruppieren, Kommentare hinzufügen, Informationen über das Betriebssystem abrufen, über installierte Software und vieles mehr.
• Für Audits und die Markierung von Geräten steht die Möglichkeit zur Verfügung, diverse Barcodes zu erstellen.
• Erstellung flexibler Berichte für verschiedene Datenkategorien und vieles mehr.

Mit TNI wird die Netzwerkdokumentation zu einem angenehmen Erlebnis statt zu einem eintönigen, erschöpfenden Tagesablauf.