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Lizenz Compliance-Management

Lizenz management ist ein entscheidendes Rahmenwerk für Organisationen, um die Komplexität der Verwaltung von software lizenzierung zu navigieren. Mit dem Aufkommen fortschrittlicher Technologien und einer zunehmenden Abhängigkeit von digitalen Tools ist das Lizenz management zu einem grundlegenden Aspekt der Unternehmensführung und des Risikomanagements geworden.

Was ist Lizenzkonformität?

Lizenzkonformität bezieht sich darauf, sicherzustellen, dass die auf den Computern und Geräten einer Organisation installierte Software den Bedingungen der von Anbietern gekauften Lizenzen entspricht. Dies umfasst das Nichtinstallieren mehrerer Kopien eines Systems als Lizenzen besessen oder die Verwendung von Software länger als die vereinbarte Dauer.

Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen 100 Lizenzen für Microsoft Office kauft, müssen sie sicherstellen, dass Office auf nicht mehr als 100 Maschinen installiert ist. Die Verwendung auf 101 Maschinen würde sie nicht konform machen. Oder wenn eine 50-Benutzer-Lizenz für Adobe Creative Cloud für eine Laufzeit von 1 Jahr gekauft wird, darf das Unternehmen das Tool nicht 13 Monate ohne Erneuerung der Lizenz verwenden.

Die Risiken der Nichteinhaltung

Die Risiken der Lizenznichteinhaltung sind erheblich, einschließlich:

Rechtliche und finanzielle Strafen

  • Softwareanbieter können nicht konforme Unternehmen wegen Vertragsbruch verklagen, was oft zu hohen Rechtskosten führt, die sechs- oder siebenstellig sein können
  • Audits können Unterlizenzierungsprobleme aufdecken, die zu großen Nachzahlungskosten führen, manchmal in Millionenhöhe für Lizenzkäufe
  • Verhängte Bußgelder können über 150.000 USD pro nachgewiesener nicht konformer Softwaretitel betragen

Rufschädigung

  • Medienberichte über Softwareklagen und Bußgelder können großen Schaden für den Markenruf einer Organisation anrichten
  • Aktionäre, Vorstandsmitglieder und Branchenanalysten können das Vertrauen in die Unternehmensführung verlieren

Deaktivierte Softwarenutzung

  • Programmanbieter können technisch Produkte auf die schwarze Liste setzen und deaktivieren, die als nicht konform bestätigt wurden
  • Der Verlust des Zugangs zu geschäftskritischen Softwareanwendungen kann die Produktivität und den Betrieb zum Stillstand bringen
  • Umwege wie die Neuinstallation von Betriebssystemen können extrem kostspielig und zeitaufwendig sein

Angesichts der weitreichenden finanziellen, rechtlichen und rufschädigenden Haftungsrisiken sollte die Lizenzkonformität eine hohe Priorität für IT-Softwarevermögensmanager und General Counsel sein. Vierteljährliche Eigenaudits, Tracking von Prozessverbesserungen und automatisierte Lösungen können helfen, Risiken zu reduzieren.

Das Ausmaß potenzieller Schäden macht Investitionen in Software wie Total Network Inventory lohnenswert, um die Konformität zu schützen. Planen Sie noch heute eine personalisierte Demo, um mehr zu erfahren!

Die Bedeutung von Software zur Lizenzverfolgung

Das manuelle Verfolgen von software lizenzierung in einem gesamten Unternehmen mit Hunderten von Anwendungen und Tausenden von Geräten ist äußerst schwierig und anfällig für Fehler. Fehlerbehaftete Tabellenkalkulationen und unzuverlässiges menschliches Gedächtnis führen unweigerlich zu nicht konformen Installationen oder unnötigen Lizenzkäufen.

Deshalb sind automatisierte Werkzeuge zur Verfolgung von Softwarelizenzen entscheidend für die kontinuierliche Einhaltung der Konformität. Lösungen wie Total Network Inventory (Softwarelizenz-Tracker) bieten anspruchsvolle Fähigkeiten, die durch manuelle Ansätze nicht möglich sind:

  • Entdecken Sie alle auf jedem Gerät installierten Systeme.

Scannen Sie das gesamte Netzwerk, um eine definitive Liste aller auf Servern, Desktops und Laptops installierten Software zu erstellen - dies gewährleistet vollständige Sichtbarkeit.

  • Halten Sie eine zentrale Datenbank mit Lizenzen und Installationen.

Speichert gekaufte Lizenzen, Installationsorte, Genehmigungen und Ablehnungen in einer SQL-Datenbank - und bietet ein System zur Abrechnung.

  • Vergleichen Sie Installationen mit gekauften Lizenzen.

Vergleicht tatsächliche Installationen auf Computern mit gekauften Lizenzen, um Konformitätslücken zu identifizieren - ermöglicht genaue Nachjustierungen.

  • Benachrichtigen Sie über Computer, die Limits überschreiten.

Benachrichtigt sofort, wenn Geräte die gekauften Lizenzschwellen überschreiten - automatisiert die Überwachung über Tausende von Endpunkten hinweg.

  • Stellen Sie prüfbereite Berichte zur Verfügung.

Erstellt umfassende Berichte, die Installationen mit besessenen Lizenzen für interne und externe Audits abgleichen - reduziert den manuellen Aufwand, um Audits sofort zu bestehen.

Durch die Beseitigung riskanter und ineffizienter manueller Ansätze bieten automatisierte Softwarelizenzierungswerkzeuge wie Total Network Inventory beispiellose Sichtbarkeit und Kontrolle - und machen kontinuierliche Konformität endlich erreichbar.

Führen Sie Audits nach einem Zeitplan durch! Das Softwarelizenzmanagement in Total Network Inventory beinhaltet die Möglichkeit, Scan-Aufgaben zu planen. Erstellen Sie Ihren eigenen benutzerdefinierten Zeitplan und führen Sie täglich, wöchentlich oder monatlich Lizenzaudits im Vollautomatikmodus durch. Durch die Planung von Audits außerhalb der regulären Arbeitszeiten können Sie eine reibungslose Leistung sicherstellen, ohne unerwünschte Netzwerkverlangsamungen oder Arbeitsunterbrechungen.

Wie man Softwarelizenzkonformität erreicht

Hier sind die besten Praktiken, um kontinuierliche Programm-Lizenzkonformität zu erreichen:

  • Weisen Sie zentrale Verantwortlichkeit zu: Ernennen Sie einen dedizierten Lizenzmanager, der für die Überwachung der Konformität verantwortlich ist. Lassen Sie sie vierteljährliche Audits, Lizenzkäufe, Optimierungsbemühungen usw. leiten.
  • Verfolgen Sie alle Softwareanfragen: Protokollieren Sie jede Systemanfrage, jeden Kauf und jede Lizenzvereinbarung mit detaillierten Aufzeichnungen über Genehmigungen, Anzahl der Lizenzen, Bedingungen usw.
  • Automatisieren Sie mit Software: Verwenden Sie Werkzeuge wie Total Network Inventory (Softwarelizenz-Tracker), um die Entdeckung von Installationen im Netzwerk zu automatisieren und die Prüfabstimmung zu vereinfachen.
  • Führen Sie regelmäßige Eigenaudits durch: Führen Sie vierteljährlich Abstimmungen aller Softwareinstallationen gegenüber besessenen Lizenzen durch. Untersuchen Sie Abweichungen, deinstallieren Sie ungenutzte Tools und kaufen Sie bei Bedarf Nachjustierungslizenzen.
  • Halten Sie umfassende Aufzeichnungen: Dokumentieren Sie alle Lizenzschlüssel, Rechnungen, Vereinbarungen, Kosten usw. in einem zentralen System, und halten Sie die Aufzeichnungen nach neuen Käufen oder der Stilllegung von Software auf dem neuesten Stand.
  • Entfernen Sie ungenutzte Programme: Deinstallieren Sie Anwendungen, die wenig Mitarbeitergebrauch zeigen, um Lizenzausgaben zu optimieren. Reallozieren Sie freigewordene Lizenzen für benötigte Software.
  • Kaufen Sie ausreichend Lizenzen: True-up-Lizenzen während Erneuerungen oder neuen Bereitstellungen basierend auf historischen Spitzeninstallationsanforderungen. Bauen Sie Kapazitäten für Wachstum ein.
  • Informieren Sie das Personal über Änderungen: Informieren Sie Benutzer, Helpdesks und IT-Teams über neue Lizenzallokationen, die während der Erneuerungen verfügbar sind, damit sie neue Installationen angemessen genehmigen.
  • Schulen Sie das Personal über Prozesse: Schulen Sie Management, Personal und Beschaffung über Praktiken zur Lizenzkonformität durch Seminare und Schulungsleitfäden.

Die Befolgung dieser besten Praktiken zur Software lizenzierung reduziert das Risiko der Nichteinhaltung und hilft, die kontinuierliche Einhaltung von Systemvereinbarungen im gesamten Unternehmen aufrechtzuerhalten. Die Integration von Softwarelizenzierungsmanagement-Tools in die IT-Infrastruktur ist eine strategische Entscheidung, die die betriebliche Effizienz steigert und die Risiken im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung mindert.

Total Network Inventory für Lizenzkonformitätsmanagement

TNI ist eine umfassende Software für das Lizenz management, die entwickelt wurde, um die Herausforderungen der Lizenzkonformität zu bewältigen. Dieses umfassende Werkzeug für das Lizenzmanagement ist darauf ausgelegt, den komplexen Prozess der Verfolgung und Verwaltung von Lizenzen in einer Organisation zu automatisieren und zu vereinfachen.

  • Software-Lizenzmanagement:

TNI zeichnet sich darin aus, alle Microsoft-Softwarelizenzen innerhalb eines Netzwerks zu erkennen und sicherzustellen, dass jede Lizenz berücksichtigt wird. Es geht über die bloße Erkennung hinaus und erleichtert die Wartung eines zentralisierten Inventars, das jede gekaufte Lizenz zusammen mit der auf jedem Computer installierten Software protokolliert. Diese Detailebene ist entscheidend dafür, dass Unternehmen sich ihres Konformitätsstatus bewusst bleiben, wobei Warnungen ausgegeben werden, wann immer Lizenzgrenzen auf einem Gerät überschritten werden.

  • Agentenloses Softwareinventar:

Eines der Schlüsselmerkmale von TNI ist seine Fähigkeit, gründliche Scans im gesamten Netzwerk durchzuführen, ohne dass Agenten auf einzelnen Geräten vorinstalliert werden müssen. Es erreicht dies durch sichere Verbindung zu Netzwerkendpunkten mit Administratorberechtigungen und entdeckt so detaillierte Hardware- und Programminventurdaten. Dies minimiert nicht nur die Einrichtungszeit, sondern reduziert auch die Arbeitsbelastung des IT-Personals und ermöglicht einen effizienteren Inventurprozess.

  • Zentralisierte Speicherung:

TNI bietet eine zentralisierte SQL-Datenbank zur Speicherung aller relevanten Lizenzinformationen, einschließlich Lizenzschlüsseln, Kaufdaten, Rechnungen und zugehörigen Kosten. Diese Datenbank bietet beispiellose Einblicke in alle von einer Organisation besessenen Lizenzen und erleichtert es, diese mit den während der Scans entdeckten Softwareinstallationen zu vergleichen. Außerdem werden die Standorte und Benutzer jeder Installation aufgezeichnet und so die Verwaltungsfähigkeiten weiter verbessert.

  • Geplante Konformitätsaudits:

Mit TNI können Konformitätsaudits automatisch während der Nebenzeiten geplant werden. Diese Funktion ist wesentlich, um Unterbrechungen des täglichen Betriebs zu minimieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass Änderungen bei der Softwareinstallation rechtzeitig erkannt werden. Sofortige Warnungen für neu nicht konforme Computer helfen den Administratoren, potenzielle Konformitätsprobleme zuvorzukommen.

  • Umfassende Änderungsprotokolle:

Die Fähigkeit von TNI, jede Softwareinstallation, Deinstallation und Aktualisierung im Netzwerk zu protokollieren, ist von unschätzbarem Wert für die Verfolgung von Nutzungsdynamiken. Diese Informationen sind entscheidend für fundierte Entscheidungen über Lizenzkäufe und Anpassungen. Darüber hinaus benachrichtigt TNI die Administratoren über alle nicht genehmigten oder auf die schwarze Liste gesetzten Installationen und hilft so, die Systemrichtlinienkonformität aufrechtzuerhalten.

  • Lizenzkonformitätsberichte:

Das Berichtsfunktion des Tools ist darauf ausgelegt, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, die Softwareinstallationen mit besessenen Lizenzen abgleichen. Diese Berichte können gedruckt, exportiert, per E-Mail versendet und mit wichtigen Stakeholdern geteilt werden und erleichtern die transparente Kommunikation über den Konformitätsstatus. Darüber hinaus bietet TNI Executive-Dashboards, die Lizenzrisiken hervorheben und einen Überblick auf hoher Ebene über potenzielle Probleme bieten.

Durch die Nutzung von Total Network Inventory für die automatisierte Verfolgung von Softwarevermögen können IT-Administratoren unzählige Stunden durch rationalisierte Audits und reduzierte Risiken von Nichteinhaltungsbußgeldern sparen.

Verwenden Sie unsere Software für kontinuierliche Lizenzkonformität

Kontinuierliche Lizenzkonformität war noch nie einfacher als mit Total Network Inventory. Im Gegensatz zu generischen Lizenzmanagementtools oder manuellen Verfolgungen dient TNI als Lizenzmanagement-Software der IT-Abteilung mit beispielloser Sichtbarkeit in die Lizenzpositionen.

Durch automatisierte Entdeckung, zentralisierte Überwachung und vereinfachte Berichterstattung macht Total Network Inventory das Lizenz management zum Kinderspiel. Systemlizenzierungsteams können alles von Kaufaufzeichnungen bis zu Installationen verfolgen und das ganze Jahr über prüfbereit bleiben.

Vertrauen in die Konformität führt auch zu einfacheren Vertragsverhandlungen und zuverlässigen Prognosen für True-Up, basierend auf Echtzeit-Nutzungsdaten.

Durch die Wahl von TNI für Software-Lizenzkonformitätssoftware können Organisationen die Komplexität der Lizenzierung mit Zuversicht bewältigen, die Einhaltung sicherstellen und ihre Investitionen optimieren.

Die Risiken der Nichteinhaltung machen es zu einer Notwendigkeit, Lizenzmanagementsoftware zu haben. Sehen Sie, wie Total Network Inventory diesen Bedarf mit einer kostenlosen Testversion erfüllt!

 

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